Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

Frank Libossek, Einzelunternehmer
Marxhofstraße 1
82008 Unterhaching
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27a UStG: DE403395863
E-Mail: kontakt@clivano.de
Telefon: 089 20 20 74 32

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.

Diese Erklärung betrifft die Verarbeitung, für die Clivano selbst verantwortlich ist: den Besuch der Website, die Werkzeuge für Interessent:innen, die Registrierung und das Nutzerkonto, den Vertragsschluss, die Abrechnung und den Betrieb der Anwendung.

Für Daten von Patientinnen und Patienten, die über die Anwendung verarbeitet werden, ist die jeweilige Praxis Verantwortliche. Clivano verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden im Auftrag der Praxis nach Art. 28 DSGVO. Das betrifft insbesondere die Seiten, die im Auftrag einer Praxis bereitstehen: digitaler Anamnesebogen, Online-Terminbuchung mit Warteliste und dem Hochladen eines Fotos der Verordnung, Terminanfrage, Terminabsage und die Bestätigung von Terminangeboten, Nachrichten- und Gesprächsseiten der Praxis, Einwilligungen und Abmeldung, Nachbefragung zum Behandlungsergebnis, Praxis-Website und Karriereseite mit Bewerbungen sowie die Kalender-Abos des Teams. Ebenso im Auftrag der Praxis zählt Clivano, wenn ein Link in einer Nachricht der Praxis angeklickt wird (Zeitpunkt, Ziel und – wenn bekannt – die Akte; keine IP-Adresse). Für Auskünfte zu diesen Daten ist die Praxis zuständig.

Beim Aufruf der Website verarbeitet die Hosting-Plattform technische Zugriffsdaten, darunter die IP-Adresse, Zeitpunkt des Abrufs, aufgerufene Seite und übertragene Datenmenge. Zweck ist der technische Betrieb, die Fehlerdiagnose und die Abwehr von Angriffen. Die Plattform bewahrt diese Logdateien nach Angaben des Anbieters 7 Tage auf.

Zusätzlich führt die Anwendung Zähler, um automatisierte Massenzugriffe zu begrenzen: bei der Anmeldung je IP-Adresse und je eingegebener E-Mail-Adresse in einem Fenster von 15 Minuten, bei der Registrierung und den öffentlichen Formularen je IP-Adresse und Minute bzw. Tag. Nach einer erfolgreichen Anmeldung fallen die Anmelde-Zähler sofort weg, alle anderen spätestens einen Tag nach Ablauf ihres Fensters.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Auf der Website stehen ohne Anmeldung der Praxis-Check, der Paket-Finder und der Praxisberater-Chat zur Verfügung. Wir verarbeiten die dort eingegebenen Angaben – je nach Werkzeug Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Angaben zur Praxis (Name, Website, Ort, Leistungen), Ihre Antworten und die Empfehlung, beim Praxisberater Ihre Frage und den Verlauf des Gesprächs –, um das angeforderte Ergebnis zu erstellen und Sie zu kontaktieren (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, vorvertragliche Maßnahmen). Die IP-Adresse speichern wir dabei nicht; zum Schutz vor Missbrauch zählen wir Anfragen nur wie in Abschnitt 3 beschrieben.

Die Auswertung erfolgt KI-gestützt über Mistral AI mit Servern in der EU (Abschnitt 12). Ist für den Praxis-Check die Websuche eingeschaltet, läuft die Auswertung über Anthropic; Ihr Name wird dabei nicht übermittelt.

Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir Ihre Angaben 12 Monate nach Ihrer Anfrage. Den Verlauf des Praxisberater-Chats speichern wir nur dann, wenn Sie uns aus dem Chat heraus Ihre Kontaktdaten senden.

Bei der Registrierung verarbeiten wir Praxisname, Praxistyp, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (nur als kryptografischer Hash). Zum Nachweis speichern wir den Zeitpunkt Ihrer Zustimmung zu den AGB mit dem Stand der Fassung und den Zeitpunkt Ihrer Erklärung zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB mit deren Fassung. Team-Zugänge, die eine Praxis anlegt, verarbeiten wir ebenso (Name, E-Mail-Adresse, Rolle). Gespeichert wird außerdem der Zeitpunkt der letzten Anmeldung.

Richten Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung ein, speichern wir den geheimen Schlüssel verschlüsselt, die Wiederherstellungscodes nur als Hash und den Zeitpunkt der Einrichtung; ein Freigabecode per E-Mail gilt 30 Minuten.

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Sicherheit der Anmeldung zusätzlich unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Einrichtung Ihres Praxis-Profils: Wenn Sie in der Einrichtung „Angaben holen“ wählen, ruft Clivano die Startseite der Website ab, die Sie angeben, und – wenn sie dort verlinkt sind – Ihr Impressum und Ihre Kontaktseite. Die öffentlichen Angaben darauf (etwa Praxisname, Anschrift, Telefon, E-Mail, Öffnungszeiten, Leistungen und die Inhaber:in laut Impressum) liest ein Sprachmodell von Mistral AI in der EU aus. Das Ergebnis sind Vorschläge; gespeichert wird nur, was Sie anhaken und übernehmen. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Schließt eine Praxis den Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab, speichern wir den Zeitpunkt, die handelnde Person, die IP-Adresse, die vereinbarten Fassungen von Vertrag und technischen und organisatorischen Maßnahmen samt Prüfsumme sowie die Angaben der Praxis zum Vertrag. Ebenso halten wir fest, welche Mitteilungen wir einer Praxis zum Vertrag geschickt haben und wann. Beides dient dem Nachweis des Vertragsschlusses und unserer Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO) und wird drei Jahre nach Ende des Jahres gelöscht, in dem der Vertrag endet.

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe (siehe Abschnitt 12). Wir übermitteln dorthin ausschließlich Vertrags- und Abrechnungsdaten, keine Patientendaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Abrechnungsunterlagen bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen auf (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), auch wenn das Konto vorher gelöscht wird.

Unsere eigenen Mails an Praxen (z. B. Bestätigung der Registrierung, Hinweise zum Konto und zum Vertrag) versenden wir über Mailjet. Nachrichten, die eine Praxis über Clivano an ihre Patientinnen und Patienten schickt, verarbeiten wir in ihrem Auftrag: ohne Gesundheitsbezug über Mailjet, mit Gesundheitsbezug ausschließlich über IONOS. Solange dieser zweite Weg nicht freigeschaltet ist, gehen Nachrichten an Patientinnen und Patienten ohne gesundheitliche Angaben hinaus, und eine Nachricht, die ausdrücklich Gesundheitsangaben trägt, wird nicht versandt. Ist IONOS nicht erreichbar, bleibt eine solche Nachricht liegen – sie geht nie ersatzweise über Mailjet.

Über jede versandte Mail führen wir einen Nachweis (Empfänger, Zeitpunkt, Art, Betreff und Inhalt der Nachricht). Er bleibt drei Jahre zum Jahresende erhalten: Die Einträge eines Jahres fallen am 1. Januar des vierten Folgejahres (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Nachrichten an Adressen unserer Domain, die keiner Praxis zugeordnet werden können, werden nicht gelesen und nicht gespeichert; für 14 Tage bleiben nur Empfängeradresse, Absender und Zeitpunkt, um Fehlzustellungen zu erkennen.

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO).

Praxen, die Clivano in der Testphase nutzen, können uns kurze Fragen beantworten und Erfahrungen schildern. Wir speichern die Antworten, die Praxis, die angemeldete Person und den Zeitpunkt, um Clivano zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Freie Schilderungen ordnet eine KI (Mistral AI, Server in der EU) ein; Namen und Daten von Patient:innen gehören nicht hinein und werden vor der Einordnung herausgefiltert. Die Rückmeldungen löschen wir 12 Monate nach dem Ende der Testphase.

Nimmt eine Praxis am Praxisvergleich teil, fließen zusammengefasste Werte ihrer Praxis ohne Namen und ohne Bezug zur Praxis in einen gemeinsamen Vergleichsbestand. Diese Werte lassen sich keiner Praxis mehr zuordnen und bleiben deshalb auch nach dem Ende des Vertrags bestehen. Den Nachweis der Teilnahme bewahren wir drei Jahre nach ihrem Ende auf (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die Anwendung setzt keine Analyse- oder Trackingdienste ein und bindet keine Inhalte von Drittservern ein; auch Schriften werden vom eigenen Server ausgeliefert. Verwendet werden ausschließlich folgende technisch notwendige Mechanismen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

• praxis_session (Cookie, HttpOnly): hält die Anmeldung, Laufzeit 7 Tage.
• praxis_2fa_pending (Cookie, HttpOnly): überbrückt bei der Zwei-Faktor-Anmeldung die Zeit zwischen Passwort und Code, Laufzeit 5 Minuten.
• sb-…-auth-token (Cookies unseres Datenbankdienstes Supabase): tragen die Anmeldung gegenüber der Datenbank, Laufzeit bis zu 400 Tage.
• pw_vid (Cookie, HttpOnly): wird nur gesetzt, wenn Sie den Praxisberater-Chat nutzen; eine zufällige Kennung, die das Nutzungskontingent gegen automatisierten Missbrauch begrenzt, Laufzeit bis zu 400 Tage. Es enthält keine Angaben zu Ihrer Person.
• sessionStorage (nur im Browser-Tab): der Verlauf des Praxisberater-Chats und die Zahl der gesendeten Fragen; beides endet mit dem Tab.
• localStorage (im Browser): ein Zwischenspeicher für Entwürfe des Einrichtungsfragebogens (fällt nach dem Absenden weg), ein Tages-Merker, wenn ein Hinweis mit „Nicht jetzt“ ausgeblendet wird, und die gewählte Ansicht im Freigaben-Center. Diese Daten verlassen Ihren Browser nicht.
• Service Worker (im Browser, nur in der angemeldeten Anwendung): legt eine einzige Seite „Keine Verbindung“ im Speicher des Browsers ab und zeigt sie, wenn das Netz fehlt. Inhalte aus der Anwendung – Akten, Termine, Listen – werden dort nicht gespeichert. Die Seite bleibt, bis Sie die Website-Daten im Browser löschen.
• Benachrichtigungen auf diesem Gerät (nur in der angemeldeten Anwendung und nur, wenn Sie sie selbst einschalten): Ihr Browser legt bei seinem Push-Dienst eine Anmeldung an. Clivano speichert dazu die Adresse dieser Anmeldung, zwei technische Schlüssel, eine kurze Bezeichnung des Geräts (etwa „Chrome unter Windows“), welche Arten von Benachrichtigungen Sie auf diesem Gerät ausgeschaltet haben, Ihre Ruhezeit und den Zeitpunkt der letzten Zustellung. Eine Benachrichtigung sagt nur „Neue Aufgabe in Clivano“ oder „Eine Nachricht in Clivano“ – nie einen Namen und nie einen Inhalt aus der Praxis. Sie ist verschlüsselt; der Push-Dienst kann sie nicht lesen. Sie schalten sie auf jedem Gerät jederzeit aus. Die Anmeldung wird gelöscht, wenn Sie ausschalten, sich auf dem Gerät abmelden, der Browser sie nicht mehr kennt oder 90 Tage lang keine Benachrichtigung zugestellt wurde.

Für den Betrieb setzen wir folgende Dienstleister ein. Soweit „Auftragsverarbeitung“ angegeben ist, verarbeitet der Anbieter Daten nach Art. 28 DSGVO ausschließlich auf unsere Weisung.

Clever Cloud SAS, 4 rue Voltaire, 44000 Nantes, Frankreich
Betrieb der Anwendung, Verarbeitung in Paris. Auftragsverarbeitung.

Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapur 049513
Datenbank, Anmeldung und Dateiablage. Speicherort vertraglich Frankfurt am Main (AWS eu-central-1). Sitz des Anbieters in Singapur, Unterauftragsverarbeiter auch in den USA, abgesichert über Standardvertragsklauseln. Auftragsverarbeitung.

Mistral AI SA, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich
KI-gestützte Verarbeitung, auch mit Patientenbezug: Texte, Texterkennung aus Bildern und PDF-Dateien und – nur wenn eine Praxis es einschaltet – Spracherkennung für Diktat und Anrufbeantworter; der Ton wird dabei nicht gespeichert. Verarbeitung in der EU. Eine Nutzung der Daten zum Training von KI-Modellen findet nicht statt. Auftragsverarbeitung.

Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland
KI-gestützte Erstellung von Texten ohne Patientenbezug – derzeit Seiten und Fachartikel für Suchmaschinen, bei eingeschalteter Websuche auch die Auswertung des Praxis-Checks. Keine Gesundheitsdaten: Patientenbezogene Anfragen an diesen Anbieter blockiert die Software. Soweit Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU tätig werden, gelten Standardvertragsklauseln. Auftragsverarbeitung.

Mailjet SAS / Sinch, 4 rue Jules Lefebvre, 75009 Paris, Frankreich
Versand von E-Mails ohne Gesundheitsbezug. Speicherung in der EU; für die Kundenbetreuung setzt der Anbieter Mailgun Technologies, Inc. (USA) ein, abgesichert über Standardvertragsklauseln und das EU-US Data Privacy Framework. Auftragsverarbeitung.

1&1 IONOS SE, Montabaur
Empfang der Praxispost und Versand von Nachrichten mit Gesundheitsbezug an einzelne Patientinnen und Patienten. Verarbeitung ausschließlich in der EU; Auftragsverarbeitung mit Verpflichtung der Beschäftigten auf die Wahrung der Geheimnisse der Berufsgeheimnisträger (§ 203 StGB).

Stripe Payments Europe, Limited, Irland
Zahlungsabwicklung. Stripe handelt bei Betrugserkennung, aufsichtsrechtlichen Pflichten und Produktverbesserung als eigener Verantwortlicher; Nutzerdaten werden auch in den USA verarbeitet. Es werden ausschließlich Vertrags- und Abrechnungsdaten übermittelt, keine Patientendaten.

Push-Dienste der Browser-Hersteller (nur, wenn Sie Benachrichtigungen einschalten): Benachrichtigungen laufen über den Dienst Ihres Browsers – bei Chrome (und Firefox auf Android) über Google, bei Firefox am Rechner über Mozilla, bei Safari über Apple, bei Edge über Microsoft. Der Dienst sieht die Adresse Ihres Geräts bei ihm, Zeitpunkt und Größe einer Nachricht und die Adresse des Servers von Clivano, nicht ihren Inhalt. Welcher Dienst es ist und wo er betrieben wird, bestimmt der Hersteller Ihres Browsers.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht; die Fristen stehen bei den einzelnen Abschnitten.

Endet ein Kundenvertrag, bleibt das Konto bis zu 30 Kalendertage voll nutzbar und danach weitere 30 Kalendertage ausschließlich lesend, damit die Praxis ihre Daten exportieren kann. Bei einem Zahlungsausfall und bei einer Kündigung nach § 7 Abs. 3 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung entfallen die ersten 30 Tage. Danach werden alle Daten der Praxis gelöscht, auch die Akten. Erhalten bleiben die Abrechnungsunterlagen (Abschnitt 7), die Nachweise aus den Abschnitten 6 und 8 mit ihren Fristen und die Grunddaten von Konto und Vertrag bis drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Zusammengefasste Zählwerte zur Nutzung der Anwendung bleiben ohne Bezug zur Praxis erhalten.

Für Behandlungsunterlagen von Patientinnen und Patienten gelten die Aufbewahrungspflichten der jeweiligen Praxis als Verantwortliche (siehe Abschnitt 2).

Ihnen stehen nach Art. 15 bis 21 DSGVO folgende Rechte zu: Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen. Wenden Sie sich dazu an kontakt@clivano.de. Die Inhaberin oder der Inhaber einer Praxis kann die Daten der Praxis außerdem jederzeit selbst in der Anwendung exportieren.

Betrifft Ihr Anliegen Daten, die eine Praxis über Sie verarbeitet (z. B. als Patientin oder Patient), wenden Sie sich bitte an diese Praxis; sie ist dafür Verantwortliche (siehe Abschnitt 2).

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Ansbach.

Ändert sich die Verarbeitung – etwa durch neue Funktionen oder Dienstleister – wird diese Erklärung fortgeschrieben. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.